Πώς να συμπιέσεις αρχεία PDF για την ταχύτερη αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τα αρχεία PDF προσφέρουν πολλά πλεονεκτήματα σε ό,τι έχει να κάνει με την αποθήκευση και διακίνηση εγγράφων κάθε είδους. Από τους λογαριασμούς που λαμβάνουμε μέχρι πιο περίπλοκα και «φορτωμένα» έγγραφα για επαγγελματικούς ή εκπαιδευτικούς σκοπούς, τα PDF μοιάζει να βρίσκονται παντού γύρω μας και έχουν κυριαρχήσει ως η μορφή με την οποία αποθηκεύουμε τα έγγραφα που μας ενδιαφέρουν.

Τα πλεονεκτήματά τους είναι γνωστά και έχουν καταγραφεί πολλάκις: Σχετικά μικρό μέγεθος, δυνατότητα να περιλαμβάνουν ταυτόχρονα έγγραφα (κείμενο), φωτογραφίες, πίνακες, συνδέσμους για εξωτερικές πηγές και πολυμέσα, τα PDF μοιάζουν να μπορούν να τα κάνουν σχεδόν όλα. Αυτό κάνει ακόμη πιο σημαντική την ύπαρξη εργαλείων για αποτελεσματική συμπίεσή τους ώστε να μοιράζονται πιο εύκολα μέσω mail.

Το πρόβλημα με τους περιορισμούς στα mail

Κάπου εδώ, μοιάζει να έχει προκύψει ένα παράδοξο. Όσο κι αν έχει εξελιχθεί η τεχνολογία για την αποθήκευση αρχείων αλλά και οι ταχύτητες που υποστηρίζουν τα δίκτυα που χρησιμοποιούμε, οι περιορισμοί στο μέγεθος των αρχείων που μπορούν να διακινηθούν μέσω email είναι τέτοιοι που δημιουργούν προβλήματα. Φυσικά, τα όρια που υπάρχουν σχετικά με το μέγεθος των αρχείων που μπορούν να αποσταλούν μέσω email, εξαρτώνται από τον κάθε πάροχο. Οι περισσότεροι πάροχοι email επιτρέπουν συνημμένα αρχεία μεταξύ 25MB - 35MB.

Ωστόσο, μιλώντας ειδικά για τα PDF, τα αρχεία πλέον μπορεί να είναι πολύ μεγαλύτερα από αυτό, ειδικά στις περιπτώσεις που περιέχουν πολλές εικόνες και άλλα γραφικά ή στοιχεία που αυξάνουν το μέγεθος. Πλέον, άλλωστε, ακόμη και οι φωτογραφίες που βγάζουμε με το κινητό είναι εξαιρετικά υψηλής ευκρίνειας. Και όσο καλύτερη είναι η ποιότητα της φωτογραφίας, τόσο μεγαλύτερο και το μέγεθος του αρχείου, κάτι που έχει ως αποτέλεσμα να αυξάνεται και το μέγεθος των αρχείων PDF στα οποία τις προσθέτουμε.

Με όλο αυτό ως δεδομένο, όταν θέλουμε να στείλουμε γρήγορα ένα αρχείο PDF μέσω email, πρέπει να μπορούμε να κάνουμε σμίκρυνση PDF χωρίς να θυσιάζουμε καθόλου από την ποιότητα του αρχείου. Στο κείμενο που ακολουθεί θα εξετάσουμε τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να κάνετε συμπίεση PDF.

Πώς μπορώ να μειώσω το μέγεθος ενός αρχείου PDF

Υπάρχουν αρκετοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να μειώσετε το μέγεθος των αρχείων σας και να επιτύχετε το επιθυμητό μέγεθος ώστε να μπορέσετε να το στείλετε γρήγορα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι κύριες επιλογές που έχετε είναι οι εξής:

• Online εργαλείο για συμπίεση αρχείου PDF
• Κάποιο πρόγραμμα για τον υπολογιστή (Mac ή Windows)

Ας εξετάσουμε πιο αναλυτικά τι γίνεται σε κάθε περίπτωση.

Online εργαλείο για συμπίεση αρχείου PDF

Ένας γρήγορος και αρκετά αξιόπιστος τρόπος για να μείωση μεγέθους PDF, είναι να χρησιμοποιήσετε ένα σχετικό online εργαλείο. Πρόκειται για ιστοσελίδες οι οποίες προσφέρουν online τη δυνατότητα να συμπιέσετε το αρχείο (ή τα αρχεία) σας και να κρατήσετε σε σχετικά υψηλό επίπεδο την ποιότητα του αρχείου. Στις περισσότερες περιπτώσεις, επίσης, η συμπίεση θα γίνει χωρίς να χαλάει η διάταξη του αρχείου και ο γενικότερος σχεδιασμός που έχετε κάνει. Τα εργαλεία αυτά είναι απλά στη χρήση τους και αρκετά γρήγορα στη λειτουργία τους.

Ένα πολύ σημαντικό θετικό στοιχείο είναι το γεγονός ότι τα εργαλεία αυτά λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο σε όλες τις πλατφόρμες. Είτε έχετε Mac, Windows, Linux είτε χρησιμοποιείτε κάποια φορητή συσκευή (iOS ή Android), δεν έχει καμία απολύτως σημασία. Η μετατροπή γίνεται online μέσω της ιστοσελίδας του εργαλείου και στη συνέχεια μπορείτε να κατεβάσετε το αρχείο στη συσκευή σας και να το χρησιμοποιήσετε όπως θέλετε.

Πρόγραμμα για τον υπολογιστή

Είτε χρησιμοποιείτε Mac, είτε Windows, είτε Linux, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα στον υπολογιστή σας για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου PDF. Αυτό γίνεται ως εξής:

• Συμπίεση PDF σε Mac: Στα Mac μπορείτε να αξιοποιήσετε το εγγενές πρόγραμμα Preview. Ανοίγοντας το αρχείο σας μέσω του προγράμματος, πηγαίνετε στο μενού File (Αρχείο) και από τη λίστα με τις επιλογές, επιλέξτε Export (Εξαγωγή). Στο πεδίο που θα ανοίξει επιλέξτε το «Μείωση Μεγέθους» και στη συνέχεια αποθηκεύστε το αρχείο σας, το οποίο θα έχει συμπιεστεί.
• Συμπίεση αρχείων σε Windows: Η συμπίεση στα Windows γίνεται μέσω κάποιου προγράμματος όπως το PDF Guru. Αυτό, περιλαμβάνει μια επιλογή για «Βελτιστοποίηση PDF». Μέσω αυτής, ανοίξτε το αρχείο σας και επιλέξτε «Μείωση Μεγέθους Αρχείου» και στη συνέχει αποθηκεύστε το συμπιεσμένο αρχείο.
• Πώς συμπιέζετε PDF σε άλλες συσκευές: Εάν έχετε Linux ή κάποια φορητή συσκευή και δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε κάποιο online εργαλείο, τότε πρέπει να κατεβάσετε και να εγκαταστήσετε κάποια εφαρμογή.

Σε όλες τις παραπάνω περιπτώσεις, η συμπίεση του αρχείου σας γίνεται μια χρονοβόρα διαδικασία (ενδεχομένως και λίγο περίπλοκη). Επίσης, και υπάρχει πάντα ο φόβος η συμπίεση να έχει επιπτώσεις στην ποιότητα του PDF σας.

Πόσο συμπιέζονται τα αρχεία PDF

Ένα θέμα το οποίο πρέπει να προσέχετε κατά τη συμπίεση PDF είναι το ποσοστό της συμπίεσης και οι επιπτώσεις που μπορεί να έχει στην ποιότητα του εγγράφου σας. Όσο καλό και αποτελεσματικό και αν είναι οποιοδήποτε εργαλείο αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε είναι λογικό ότι η υπερβολικά μεγάλη συμπίεση του αρχείου θα έχει επιπτώσεις στην ποιότητά του.

Εάν το αρχείο σας είναι αρκετά μεγάλο σε μέγεθος, περιέχοντας πολλές φωτογραφίες ή άλλα «βαριά» στοιχεία. θα υπάρξουν περιπτώσεις κατά τις οποίες θα χρειαστεί να το συμπιέσετε αρκετά. Σε γενικές γραμμές μπορεί να ειπωθεί ότι αν χρησιμοποιείτε ένα καλό και αξιόπιστο εργαλείο για τη μείωση μεγέθους PDF, τότε το αρχείο σας θα μπορέσει να συμπιεστεί σε ποσοστό 20% - 30% χωρίς να έχετε μεγάλη απώλεια στην ποιότητα.

Η απώλεια ποιότητας προκύπτει κυρίως από τη συμπίεση στις εικόνες. Θεωρητικά μπορείτε να κάνετε διαδοχικές μικρές συμπιέσεις του αρχείου σας μέχρι να βρείτε τον ιδανικό συνδυασμό μεγέθους και ποιότητας.

Ειδήσεις σήμερα

Μπείτε στην ομάδα μας στο Viber και δείτε όλες τις ειδήσεις από τη Χίο και το Βόρειο Αιγαίο. Ακολουθήστε μας στο Google News. Σχολιάστε στην σελίδα μας στο Facebook.

Ο Πολίτης είσαι εσύ. Γίνε συνδρομητής της εβδομαδιαίας έντυπης έκδοσης.